Tutorial Mail Merge Surat | Cara Gampang Menciptakan Surat Kolektif Dengan Banyak Alamat Tujuan Yang Berbeda

Bagaimana langkah menciptakan mail merge untuk surat kelulusan dan SKHUN Sementara (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional)?

Mail Merge - merupakan akomodasi yang tersedia di MS. Word, salah satu fungsinya yaitu untuk mempermudah pembuatan surat, amplop, undangan, dan/ atau label yang akan dikirim ke beberapa tujuan pengiriman yang berbeda sehingga sanggup menghemat waktu pengerjaan surat dan memperkecil kemungkinan kesalahan yang biasa terjadi ketika pengetikan data.

Membuat Surat Keterangan Kelulusan dengan Memanfaatkan Fasilitas Mail Merge Pada Microsoft Word

Cara penggunaan mail merge untuk semua versi Microsoft Word hampir sama. Kalau disini kita memakai Microsoft Word 2010 baik dokumen utama maupun sumber data.


Langkah Pertama | Siapkan dokumen utama dan dokumen sumber data

Dokumen Utama - dalam surat biasa juga disebut master surat, dalam hal ini yaitu Format Surat Keterangan Kelulusan.

• Buatlah format surat tersebut di Microsoft Word
• Kosongkan dulu data: nama,  nis, nomor ujian peserta, dan jurusan
• Keterangan Lulus / Tidak Lulus  bisa dikosongkan maupun tidak, jikalau semua lulus cukuplah keterangan dibentuk lulus.

Gambar 1.  Contoh MASTER SURAT - Surat Kelulusan Siswa

Dokumen Sumber Data - atau Data Source, yaitu data dalam bentuk tabel berisi nama, alamat, dsbnya yang diperlukan.

• Siapkan data dan buat tabel sumber data di MS. Word 
• Sesuai teladan Master Surat Kelulusan pada Gambar 1, dibutuhkan tabel dengan 6 kolom berisi data: |No Urut|Nama Siswa|NIS|No Peserta Ujian|Jurusan|Ket.Lulus|. Simpan dengan nama file Sumber Data - Data Peserta UN  ----- Lihat Gambar 2.
• Setelah selesai, Close file  dari aplikasi MS. Word 

Gambar 2. Contoh Sumber Data - Data Peserta UN

Langkah Kedua | Proses memail merge kan dokumen master surat dengan  dokumen sumber data.

1. Buka Dokumen Master Surat di MS. Word 
2. Pada Menu Bar MS. Word pilih dan klik sajian Mailings   (lihat Gambar 3)
3. Lalu pilih dan klik Start Mail Merge  (lihat Gambar 3)
4. Pilih dan Klik Step by Step Mail Merge Wizard (lihat Gambar 4) , akan muncul kotak obrolan mail merge di sisi kiri layar. Selanjutnya pilih dan klik Next: Starting Document (lihat Gambar 4)
5. Lanjut klik  Next: Select Recipient
6. Klik Next: Write Your Letter, makan akan muncul kotak obrolan Select Data Source seperti Gambar 5
7. Pilih nama file sumber data kemudian klik Open. 
8. Maka akan muncul kotak obrolan Mail Merge Recipient -- > klik OK  (lihat Gambar 6)
9. Lanjut klik Next hingga step 6 of 6. 
10. Mail merge jawaban Klik file dan save. Simpan dokumen surat.
11. Lanjut Langkah ke 3.

Gambar. 3.  Menu Bar / Baris Menu MS.Word

Gambar 4. Kotak Menu Mail Merge

 

Gambar 5. Kotak Dialog Select Data Source

Gambar 6. Kotak Dialog Mail Merge Recipient

Langkah Ketiga| Menyisipkan Field Name pada master surat

>> Buka dokumen master surat kelulusan 
>> Arahkan dan letakkan kursor di data siswa dimana kita akan menyisipkan field satu persatu, yaitu dimulai dari Nama, NIS, Nomor Peserta Ujian, Jurusan dan di Keterangan LULUS tidak LULUS

>> Nama ||  Letakkan kursor sesudah nama - kemudian pilih menu Mailings di Menu Bar -  Pilih dan klik Insert Merge File - Pilih dan klik Nama di bawah insert merge field (lihat Gambar 7 dibawah ini)

Gambar 7. Sub Menu Mailings : Insert Merge Field

>> Field untuk Nama sudah disisipkan.>> Lanjut letakkan kursor di NIS, kemudian sisipkan field NIS. Ulangi langkah tersebut untuk No Peserta Ujian, jurusan dan keterangan lulus. 

Gambar 8. Penyisipan Field untuk Nama

 >> Penyisipan selesai. Hasil menyerupai Gambar 9. Dan jangan lupa SAVE dokumen

Gambar 9. Penyisipan Field untuk Semua Data Selesai

Langkah Ke Empat | Cara Melihat Hasil Penggabungan Data 

Preview Result - pilih dan klik tombol tersebut untuk menampilkan hasil merge pada layar monitor. Caranya: arahkan pointer mouse ke menubar - pilih menu Mailings - pilih menu/tombol Preview Result lihat Gambar 10 dan 11.

Gambar 10. Icon tombol Preview Result, Finish Merge, dan Last/Next Record

Gambar 11. Hasil Merge

Langkah Ke Lima | Mencetak Surat

 Cara 1 - Printlah surat tersebut sesudah hasil merge sudah terlihat dan sesuai (lihat gambar 11)  - kemudian tekan tombol tanda panah record next, angka 1 pada bab tengah akan bermetamorfosis 2 - kemudian print .

Ulangi langkah tersebut hingga semua surat selesai  dicetak.

 Cara 2 - Dengan cara ke dua ini mencetak ratusan surat hanya dalam waktu singkat, tidak lebih dari 1/2 jam. (kalau g mati lampu). Yaitu dengan memakai akomodasi Finish&Merge  (lihat Gambar 11)

• Arahkan pointer mouse ke sajian bar
• klik sajian Mailings 
• Pilih dan Klik sub sajian / tombol Finish&Merge 
• Akan muncul kotak obrolan Merge to New Document seperti terlihat di Gambar 11
• Terdapat 3 pilihan : 1. All , 2. Curent Record, dan 3. From ... to....
• Pilih dan klik All  
• Klik OK
• Akan muncul jendela gres MS. Word dengan nama letters1 (Lihat Gambar 12) yang berisi semua halaman surat sebanyak data tujuan.
• Selanjutnya CETAK
• FINISH

Gambar 12.

 Note:
Sebelum mencetak, cek lagi data apakah sudah benar.