Tutorial Mail Merge Surat | Cara Gampang Menciptakan Surat Kolektif Dengan Banyak Alamat Tujuan Yang Berbeda

Gambar 6. Kotak Dialog Mail Merge Recipient

Langkah Ketiga| Menyisipkan Field Name pada master surat

>> Buka dokumen master surat kelulusan 
>> Arahkan dan letakkan kursor di data siswa dimana kita akan menyisipkan field satu persatu, yaitu dimulai dari Nama, NIS, Nomor Peserta Ujian, Jurusan dan di Keterangan LULUS tidak LULUS

>> Nama ||  Letakkan kursor sesudah nama - kemudian pilih menu Mailings di Menu Bar -  Pilih dan klik Insert Merge File - Pilih dan klik Nama di bawah insert merge field (lihat Gambar 7 dibawah ini)

Gambar 7. Sub Menu Mailings : Insert Merge Field

>> Field untuk Nama sudah disisipkan.>> Lanjut letakkan kursor di NIS, kemudian sisipkan field NIS. Ulangi langkah tersebut untuk No Peserta Ujian, jurusan dan keterangan lulus. 

Gambar 8. Penyisipan Field untuk Nama

 >> Penyisipan selesai. Hasil menyerupai Gambar 9. Dan jangan lupa SAVE dokumen

Gambar 9. Penyisipan Field untuk Semua Data Selesai

Langkah Ke Empat | Cara Melihat Hasil Penggabungan Data 

Preview Result - pilih dan klik tombol tersebut untuk menampilkan hasil merge pada layar monitor. Caranya: arahkan pointer mouse ke menubar - pilih menu Mailings - pilih menu/tombol Preview Result lihat Gambar 10 dan 11.

Gambar 10. Icon tombol Preview Result, Finish Merge, dan Last/Next Record

Gambar 11. Hasil Merge

Langkah Ke Lima | Mencetak Surat

 Cara 1 - Printlah surat tersebut sesudah hasil merge sudah terlihat dan sesuai (lihat gambar 11)  - kemudian tekan tombol tanda panah record next, angka 1 pada bab tengah akan bermetamorfosis 2 - kemudian print .

Ulangi langkah tersebut hingga semua surat selesai  dicetak.

 Cara 2 - Dengan cara ke dua ini mencetak ratusan surat hanya dalam waktu singkat, tidak lebih dari 1/2 jam. (kalau g mati lampu). Yaitu dengan memakai akomodasi Finish&Merge  (lihat Gambar 11)

• Arahkan pointer mouse ke sajian bar
• klik sajian Mailings 
• Pilih dan Klik sub sajian / tombol Finish&Merge 
• Akan muncul kotak obrolan Merge to New Document seperti terlihat di Gambar 11
• Terdapat 3 pilihan : 1. All , 2. Curent Record, dan 3. From ... to....
• Pilih dan klik All  
• Klik OK
• Akan muncul jendela gres MS. Word dengan nama letters1 (Lihat Gambar 12) yang berisi semua halaman surat sebanyak data tujuan.
• Selanjutnya CETAK
• FINISH

Gambar 12.

 Note:
Sebelum mencetak, cek lagi data apakah sudah benar.